Cuando asistes a una feria o a un evento corporativo, todo parece perfecto. Las luces brillan, los stands están impecables y la gente sonríe mientras hace networking. Es una experiencia fluida y profesional. Pero, ¿alguna vez te has preguntado qué pasó 24 horas antes de que tú llegaras?
Te lo contamos: un caos planificado.
Detrás de cada evento exitoso hay días de trabajo intenso, logística milimétrica y una capacidad de resolución de problemas a contrarreloj. En este artículo, te abrimos las puertas al «detrás de cámaras» y te contamos la verdad no contada sobre el montaje de un gran evento.
Fase 1: El Lienzo en Blanco (72 horas antes)
Todo comienza en un centro de convenciones vacío. Un espacio enorme, silencioso, que huele a concreto y a potencial. El primer paso es traducir los planos del papel al suelo, marcando con cintas la ubicación exacta de cada stand, cada pasillo y cada estructura. Los primeros camiones de logística llegan, y el silencio se rompe con el sonido de las cajas y el movimiento del personal. Es el inicio de la transformación.
Fase 2: El Esqueleto del Evento (48 horas antes)
Aquí es donde el evento empieza a tomar forma. El ruido de los taladros y martillos llena el aire. Se levantan las estructuras metálicas que formarán los stands, se cuelgan los trusses para la iluminación y se instalan los banners gigantes que darán identidad al evento. Es una carrera contra el tiempo donde decenas de equipos (electricistas, carpinteros, montajistas) deben trabajar en perfecta sincronía.
Fase 3: El Plan B (El Momento del Imprevisto)
Todo plan, por perfecto que sea, se enfrenta a la realidad. Y la realidad es que en un montaje de esta escala, siempre hay un imprevisto.
Lo hemos vivido en carne propia: desde un corte de luz a mitad del montaje en una feria clave en Manta, hasta un proveedor que se retrasa o un material que no llega en las condiciones esperadas. Aquí es donde la experiencia de un buen operador marca la diferencia. No se trata de que no existan problemas, sino de tener la calma, los contactos y la capacidad para resolverlos al instante, sin que el cliente o el expositor lleguen siquiera a enterarse.
Fase 4: Los Detalles Finales (12 horas antes)
La recta final es frenética. El caos de la construcción se transforma en un detallado proceso de embellecimiento. Se limpian las alfombras, se instalan los gráficos y vinilos, se prueban los sistemas de sonido y las luces de la pasarela una y otra vez. Los expositores llegan para montar sus productos y el lugar empieza a oler a nuevo. Es el momento en que los modelos hacen su ensayo final y cada silla, cada copa y cada folleto se coloca en su lugar exacto.
Conclusión: La Calma Antes de la Tormenta
Hay un momento mágico, unos minutos antes de abrir las puertas, cuando el ruido del montaje cesa. Todo está en silencio, limpio, iluminado y perfecto, esperando la llegada de miles de visitantes.
Esa perfección no es magia. Es el resultado de días de trabajo, de una planificación obsesiva y de la experiencia para manejar el caos. En Spazzio, amamos este proceso. Nuestra pasión es transformar un espacio vacío en una experiencia inolvidable, y nuestra experiencia es la garantía de que, sin importar lo que pase detrás del telón, el show para tus clientes siempre será perfecto.
Si quieres la tranquilidad de saber que tu evento está en manos de un equipo que domina cada fase del montaje, hablemos de tu proyecto
