La elección de la locación es, sin duda, una de las decisiones más importantes en la planificación de cualquier feria o evento. Define el ambiente, la logística y, en gran medida, la experiencia de los asistentes. Ante la presión del presupuesto, es muy tentador caer en la trampa de elegir la opción que parece más económica.
Pero cuidado. El error #1 al elegir una locación no es que sea fea o pequeña. El error #1 es elegir basándose únicamente en el precio del alquiler, ignorando los costos ocultos y el valor real que el lugar aporta a la producción.
En Spazzio, hemos aprendido esta lección a lo largo de más de 20 años de experiencia. Hoy te contamos una historia real para que no caigas en esta trampa.
Una Lección Aprendida: El Caso de «Lo Barato Sale Caro»
Hace un tiempo, para una importante feria en Manta, encontramos una locación espectacular a un precio de alquiler increíblemente bajo. Comparado con otras opciones, parecía la decisión más inteligente y rentable. Cerramos el trato y vendimos todos los espacios con éxito.
La sorpresa llegó al recibir las llaves. Descubrimos que el «ahorro» tenía un costo oculto altísimo:
- No había administración: No teníamos un gerente de eventos del lugar que nos ayudara a resolver problemas. Estábamos solos.
- Permisos desde cero: Tuvimos que gestionar complejos permisos municipales y de bomberos que usualmente vienen facilitados por el venue.
- Servicios no incluidos: La limpieza, la seguridad básica e incluso la gestión de la electricidad corrían por nuestra cuenta, inflando el presupuesto.
El momento más crítico fue cuando, en pleno montaje, nos cortaron la luz. Aunque el cliente final y los expositores nunca se enteraron —porque nuestro trabajo es que todo salga perfecto sin importar el caos tras bambalinas—, la lección fue clara: el precio del alquiler era solo la punta del iceberg. Terminamos pagando mucho más en tiempo, estrés y dinero para solucionar todo lo que un venue de mayor «valor» habría incluido desde el principio.
Cómo Evitar el Error #1: 4 Preguntas Clave Antes de Firmar
Para que no te pase lo mismo, antes de contratar una locación, haz estas cuatro preguntas fundamentales que van más allá del precio:
1. ¿Qué incluye REALMENTE el alquiler? Pide una lista detallada. ¿Incluye personal de limpieza antes, durante y después? ¿Seguridad básica? ¿Permisos de funcionamiento? ¿Mesas y sillas? Cada «no» es un costo adicional que debes sumar.
2. ¿Quién es mi punto de contacto EN SITIO? ¿Habrá un gerente o coordinador del lugar disponible durante todo el montaje y el evento? Esta persona es tu salvavidas para resolver problemas imprevistos, desde un baño dañado hasta un problema eléctrico. Su ausencia es una gran señal de alerta.
3. ¿Qué facilidades logísticas ofrece el lugar? Un buen venue está diseñado para eventos. ¿Tiene un área de carga y descarga accesible para camiones? ¿Bodegas para guardar material? ¿Potencia eléctrica suficiente para tus necesidades de iluminación y sonido? Una mala logística puede costar miles de dólares en tiempo y personal.
4. ¿Qué reputación y experiencia tiene el venue con eventos similares al mío? Pide referencias. Habla con otros organizadores que hayan trabajado allí. Un venue con experiencia en ferias o eventos corporativos ya conoce los posibles problemas y tiene procesos para solucionarlos.
Conclusión
La locación perfecta no es la más barata, sino la que ofrece el mejor valor integral. Es aquella que, además de un espacio, te brinda un equipo de soporte, facilidades logísticas y la tranquilidad de saber que no habrá sorpresas costosas.
Nuestra experiencia en Spazzio nos ha enseñado a hacer estas preguntas y a ver más allá del precio. Analizamos el valor real de cada locación para garantizar que tu evento no solo se vea espectacular, sino que su ejecución sea impecable y libre de estrés.
¿Estás planificando tu próximo evento y quieres la tranquilidad de saber que cada detalle está en manos de expertos?
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